Metodología 5S: Aprende esta metodología

En el mundo empresarial existen muchos modelos de mejora productiva, así como de mejora de la calidad de la producción. Actualmente, en los departamentos de IT se trata de reducir costes, acortar los ciclos, mejorar los procesos y automatizar tareas que no haga falta que el ser humano intervenga.

Es por ello que, al igual que el Kaizen, existen otros modelos como la metodología 5S que nos ayudan a mejorar la calidad en los procesos de la empresa.

¿Qué es la metodología 5S?

5S es un sistema que es utilizado para organizar espacios de trabajo donde buscamos eficiencia, efectividad y seguridad.

Con este tipo de metodologías lo que buscamos es poner foco en colocar cada elemento donde le pertenece y mantener un lugar de trabajo limpio.

Con esto conseguiremos que las personas que trabajan allí puedan realizar sus funciones de la forma más adecuada sin gastar tiempo o ponerse en peligro de cualquier tipo de lesión o accidente laboral.

Esta metodología tiene su origen en Japón en los años 60 en las fábricas de Toyota, cuando buscaban tener sus espacios de trabajo más limpios y ordenados, para a su vez mejorar la productividad.

Actualmente existen numerosas empresas de diferentes industrias que han implementado este tipo de sistemas.

Significado de las 5S

Cada una de las S es uno de los objetivos de esta metodología:

Seiri / Clasificación

Este es el primer paso de este método, el cual nos implicará hacer una lista física, o mental si se trata de pocos elementos, de las herramientas, mobiliario, materiales, etc. de este espacio de trabajo.

Lo que haremos es eliminar lo que no es necesario y quedarnos lo que si necesitamos en este espacio. Para ello necesitamos realizarnos una serie de preguntas:

• ¿Cuál es el uso de este elemento?
• ¿Cuándo fue la última vez que se utilizó?
• ¿Con cuanta frecuencia lo utilizamos?
• ¿Quién lo utiliza?
• ¿Es necesario que realmente esté aquí?

Con estas preguntas vamos a determinar si este elemento lo necesitamos en este lugar o por el contrario podemos prescindir de él.

Elementos no necesarios

En muchas ocasiones tenemos elementos que no son necesarios o bien que utilizamos en muy pocas ocasiones y por lo tanto están ocupando un espacio que realmente no deberían.

Una vez hemos decidido qué es lo que consideramos que no es necesario, podemos considerar con ellos las siguientes opciones:

• Pasar el elemento a otro departamento.
• Reciclarlo, tirarlo a la basura o venderlo.
• Colocarlo en algún punto de almacenaje que tengamos destinado para este tipo de objetos.

Elementos dudosos

Existen otros objetos que realmente estaremos en duda si bien debemos colocarlos como necesarios o bien como innecesarios.

Con estos realizaremos un seguimiento especial. Les pondremos una pegatina con información para conocer su uso. Podemos usar los siguientes campos:

• Localización del objeto.
• Descripción.
• Persona que lo utiliza.
• Fecha de la utilización.

Para este tipo de objetos podemos crear un espacio que sea el de los «elementos dudosos» y así tenerles a todos cercanos. Una vez hecho esto establecemos un «checkpoint» en el tiempo, es decir una fecha en la que volveremos a ver la utilidad de estos objetos, ya puede ser unas semanas, meses, un mes después, etc.

Si vemos que después de un tiempo no hemos utilizado el objeto, podemos eliminarlo del espacio de trabajo como otros elementos innecesarios.

Si vemos que por el contrario, si es utilizado, lo que haremos es mantenerlo y que sea como cualquier otro objeto útil.

Seiton / Orden

En este punto hemos eliminado los objetos que no utilizamos del espacio de trabajo.

Lo siguiente que haremos es organizar el espacio de trabajo en base a las personas que lo utilizarán. Para ello debemos pensar:

• Qué personas o grupos de trabajo utilizan qué tipo de elementos.
• En qué momento son usados estos elementos.
• Cuáles son los elementos que se utilizan de forma más frecuente.
• Cómo agrupamos los elementos (tareas, grupos de trabajadores, frecuencia de uso, etc.)
• Dónde es más lógico mantener cada elemento, tanto para que se mantenga donde más se usa como para eliminar movimiento innecesario.
• Si necesitamos más elementos de organización (cajas, paneles, mesas de trabajo).

En esta fase es imprescindible determinar los usos según la lógica. Por ello será necesario conocer las tareas y frecuencia de estas tareas de los diferentes grupos de trabajo e individuos.

Seiso / Limpieza

Este es el punto en el cual todo el mundo cree que sabe cómo limpiar, pero sin duda es uno de los puntos que menos caso hacemos en los momentos que estamos ocupados.

Porque cuando estás ocupado, estás focalizado en realizar la tarea y quizás olvidas que debes limpiar cierta herramienta, que después debe usar otro compañero y deberá limpiarla por ti o directamente «pasa» de limpiar lo que otro no ha hecho y la suciedad se acumula.

Este punto se basa en barrer, fregar, eliminar polvo y suciedad, colocar las herramientas una vez utilizadas, etc.

Pero no solo eso, porque limpieza implica que también le realicemos el mantenimiento necesario a las herramientas que utilicemos, para evitar que en un futuro se estropeen o que su funcionamiento sea peor por estar sucio, oxidado, etc.

Si, lo se que la limpieza es un trabajo que en muchos casos no entusiasma y preferimos estar haciendo cualquier otra tarea, pero es mucho más importante de lo que parece.

Lo mejor es que las personas tomen responsabilidad de ciertas áreas, para que sientan esta autoexigencia de cara a mantener un lugar de trabajo limpio y ordenado.

En caso contrario, ninguno toma una actitud de necesidad de limpiar sino de «que lo haga otro» y como dice el refrán «el uno por el otro la casa sin barrer».

Seiketsu / Estandarización

Una vez llegado a este punto, el espacio de trabajo estará en un buen estado y mejor organizado. Por un lado hemos conseguido eliminar los elementos que teníamos en él que no no eran utilizado, hemos organizado los que teníamos duda, hemos colocado todo de forma que mejor se adapte al flujo de trabajo, los espacios están limpios y con el mantenimiento realizado.

El problema en este punto es muy frecuente. Realizamos un cambio exhaustivo, hacemos limpieza de lo que no utilizamos, limpiamos los puestos de trabajo pero después poco a poco vamos volviendo al estado anterior y con ello vuelve el desorden, la suciedad, las herramientas sin el mantenimiento, etc.

Por eso el proceso de estandarización es clave para esta metodología. Será uno de los puntos más importantes que determinarán si la implementación de las 5S es un éxito o fracasa.

Estandarizar un sistema implica en asignar tareas a cada persona o grupo de trabajo, crear calendarios y escribir las instrucciones de la actividad, para que así estas tareas se vuelvan una rutina.

Dependiendo del espacio de trabajo, podemos realizar una lista de comprobación de las tareas diarias o cuadro de tareas puede ser útil para que las personas se vayan adaptando y conozcan la frecuencia que deben realizar cada tarea.

Es probable que al principio se necesitan recordatorios y una pequeña cantidad de tiempo en la propia gestión del método, pero según avanza, cada persona tendrá más claro su rol y se necesitará menos tiempo para comprobar y también para organizar a todos los implicados.

El objetivo es que las personas sientan estas tareas de orden, limpieza y mantenimiento como parte de su trabajo diario.

Shitsuke / Disciplina

Una vez que los procedimientos de las 5S ya están en marcha y los grupos de trabajo implementando esta metodología, se necesita mantener una actualización de las tareas.

En este punto es esencial que los responsables consigan que las personas que tienen ciertas tareas las realicen de forma idónea.

Porque hay que mantener una actitud disciplinada y metódica para que no se vaya perdiendo con el paso del tiempo la calidad del trabajo que los usuarios van realizando. Si los trabajadores van sintiendo como parte de la cultura empresarial este método, es cuando observaremos los mayores resultados.

Diferencias entre Kaizen y 5S

Normalmente existe la duda de qué es lo que diferencia la metodología 5S del Kaizen.

Kaizen se basa en reducir los procesos a la parte más pequeña de los mismos y a partir de ahí mejorarlos para que sean de la forma más eficiente que podamos.

Con ello, las mejoras que vayamos realizando, las iremos estandarizando para que se vayan mejorando los procesos en toda la empresa.

En cambio, 5S se basa más en la parte organizativa del propio proceso. Lo que buscamos es una operativa mucho más fluida y con menos problemas de suciedad, desorden, poco mantenimiento, etc.

Ambas metodologías pueden ser utilizadas de forma independiente o bien utilizarlas ambas de forma complementarias.

Diferencias entre la Metodología 5S y 6S

A lo largo del tiempo desde el comienzo de esta metodología se ha añadido una nueva «S» a la metodología 5S.

Esta S es de «Safety» o seguridad, ya que es algo indispensable en el trabajo y los gestores la echaban de menos entre ellas.

Sin embargo, existe otra vertiente de gestores que indican que la 6ª S está implícita dentro de todos los pasos anteriores, por lo que no habría que separarla de estas, ya que está integrada.

Aquí tenemos un video explicativo sobre las 5S que puede ayudarte a comprender mejor esta metodología.